Avainsana: Clockify

Ajattelitko, että freelancerina tai yksinyrittäjänä olet vapaa ajankäytönseurannasta ja voit keskittyä tekemään juuri sitä mitä todella haluat. Tehdyt tunnit voi hyvin rustata käsin ruutuvihkoon ja tarvittaessa laatia asiakaslaskut sen perusteella? Yksinyrittäjänä tai freelancerina sinun on kuitenkin tärkeää hallita ajankäyttösi tehokkaasti. Tuntikirjanpito onnistuu näillä ajanhallintasovelluksilla helposti ja edullisesti!

Miksi tuntikirjanpito on tärkeää yrittäjälle?

Jos aika on rahaa, niin pienyrittäjälle ja yksinyrittäjälle se on suoraan verrannollinen rahaan. Siksi on tärkeää, että yrittäjänä olet tietoinen mihin aikasi kuluu, jotta pystyt optimoimaan ajankäyttöäsi ja käyttämään aikaa asioiden tekemiseen, jotka ovat todella merkityksellistä. Ajansäästö tuo konkreettista lisähyötyä: jokainen säästetty minuutti voidaan käyttää bisneksen kasvattamiseen tai oman hyvinvoinnin lisäämiseen.

Et voi myöskään tietää, milloin on oikea hetki ulkoistaa toimintoja, jos et tiedä paljonko käytät aikaa niiden tekemiseen.  Sunnuntain käyttäminen laskutukseen ja kirjanpitoon saattaa tuntua välttämättömältä, mutta kun summaat koko vuoden tunnit yhteen, saatat huomata, että joku muu tekisi työn tehokkaammin ja halvemmalla

Tästä blogista löydät neljä ilmaista tai edullista ajanhallintasovellusta freelancerille tai yksinyrittäjälle, joiden käyttö ei vie aikaa sinulta juuri ollenkaan, mutta joiden avulla tuntikirjanpito on helppoa ja opit ymmärtämään mihin aikasi käytät:

1. Clockify
2. Toggl Track
3. Harvest
4. Outlook

Clockify – Ilmainen ja helppokäyttöinen tuntikirjanpito

Clockify on yksi suosituimmista ilmaisista ajanseurantasovelluksista. Se tarjoaa runsaan valikoiman erilaisia ominaisuuksia, kuten tuntien seurannan ja automaattisen kirjauksen, projektien seurannan ja raportointinäkymän. Hauskana lisänä on Pomodoro-ajastin, joka auttaa huolehtimaan siitä, että työtä tulee myös tauotettua.

Clockify toimii tietokoneella, selaimessa ja matkapuhelimessa. Ilmaisversio ei rajoita käyttäjien tai projektien lukumäärää, mutta ei tue esimerkiksi asiakkaiden laskutusta. Päivitys perusversioon on kohtuullisen edullista ja tuo mukanaan lisää ominaisuuksia.

Plussat:

• Selkeä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä.
• Sovellusta voi käyttää pöytäkoneella, selaimessa ja mobiililaitteella.
• Ilmaisversio tukee rajattomasti käyttäjiä ja projekteja.

Miinukset:

• Käyttöliittymä ja ohjeet ovat saatavilla vain englanniksi.
• Desimaalipilkku ei kuulu ilmaispakettiin!

Lue lisää Clockifysta

Toggl Track- Selkeä ja monipuolinen ajankäyttösovellus

Toggl on helppokäyttöinen ajanseurantasovellus, joka tarjoaa selainversion sekä tietokoneella ja puhelimessa toimivan version. Togglin käyttöliittymä on selkeä ja intuitiivinen, mikä tekee ajanseurannasta vaivatonta. Voit yhdistää Togglin muihin sovelluksiin, kuten Googlen kalenteriin tai Outlookiin, jolloin se luo tuntikirjaukset automaattisesti kalenterin varausten mukaan.

Sovellus myös muistuttaa käyttäjää ajanseurannan päälle kytkemisestä ja tunnistaa automaattisesti, kun tietokoneella ei ole tapahtunut mitään. Toggl tarjoaa mahdollisuuden syöttää työajat käsin ja muokata kellotettuja kirjauksia.

Plussat

• Helppokäyttöinen ja selkeä käyttöliittymä
• Sovellusta voi käyttää pöytäkoneella, selaimessa ja mobiililaitteella.
• Ilmaisversio tukee viittä käyttäjää, sekä rajattomasti asiakkaita.
• Lukuisia rajapintoja muihin työkaluihin, jolloin voit automaattisesti seurata näissä työkaluissa käytettyä aikaa
• Mahdollisuus luoda raportteja

Miinukset

• Käyttöliittymä ja ohjeet ovat saatavilla vain englanniksi.
• Asiakaslaskutus tuntikirjausten perusteella ei kuulu ilmaispakettiin

Lue lisää Toggl Trackistä

Harvest – Monipuoliset raportointiominaisuudet projektinhallintaan

Harvest on monipuolinen ajanseurantasovellus, joka sopii erityisesti isommille yrityksille ja yrityksen sisäisiin tuntikirjauksiin. Harvestin avulla voi seurata projektien ja tiimien ajankäyttöä sekä budjetteja. Sovellus tarjoaa myös mahdollisuuden laskuttaa suoraan ajanseurantasovelluksesta. Raportointiominaisuudet ovat kattavat, ja ne auttavat tiiminvetäjiä hallitsemaan aikaa ja resursseja tehokkaammin.

Plussat:

• Sovellusta voi käyttää pöytäkoneella, selaimessa ja mobiililaitteella.
• Monipuoliset rajapinnat muihin ohjelmistoihin.

Miinukset:

• Ilmaisversiossa vain yksi käyttäjä ja kaksi projektia
• Ohjelman kielivaihtoehtona ei ole suomea, joten sekä käyttöliittymä ja käyttöohjeet ovat englanniksi

Linkki: Harvest

Microsoft Outlook – Helppo ja yksinkertainen

Jos sinulla on Microsoftin Office paketti, saat Outlook sähköposti- ja kalnteriohjelman sen mukana. Vaikka kalenterisovellusta ei ole varsinaisesti suunniteltu työajanseurantaan, onnistuu tuntikirjanpito lisäämällä kalenteriin varaukset tehdylle työajalle. Kun käytät värikoodausta tai kategorioita voit luokitella tehtävät kätevästi eri ryhmiin. Päivittämällä kalenterin varaukseen todellisen aloitusajan ja lopetusajan, saat myös tuntikirjanpidon, jonka voit viedä Exceliin.

Plussat

• Tulee Office-paketin mukana ja on saatavilla suomeksi.
• Helppokäyttöinen

Miinukset

• Ei ole varsinainen ajanhallintasovellus, joten käytetyn työajan joutuu itse aina lisäämään

Lisää Outlookista

Yhteenveto

Vaikka työaikasovelluksen käyttäminen saattaa aluksi tuntua ylimääräiseltä vaivalta, todellinen hyöty syntyy siitä, että ymmärrät tarkalleen, mihin aikasi kuluu. Tämä auttaa sinua optimoimaan ajankäyttöäsi ja keskittymään liiketoimintasi kannalta tärkeisiin tehtäviin. Ajanhallinta on avainasemassa, kun haluat tehostaa toimintaasi ja kasvattaa bisnestäsi.

Kun tiedät, paljonko aikaa käytät erilaisiin tehtäviin, voit myös paremmin arvioida, mitkä toiminnot kannattaa ulkoistaa. Pakolliset, mutta ei suoraan liiketoimintaa edistävät tehtävät, kuten laskutus ja kirjanpito tai somepävitysten teko, ovat yleensä tehtäviä, jotka kannattaa ulkoistaa ensimmäisenä. Kun tiedät paljonko näihin kuluu aikaa, pystyt myös arvioimaan milloin tehtävien ulkoistaminen tulee sinulle kannattavaksi.

PS. Oma tuntikirjanpitoni, mitä sovellusta käytän siihen? Oma valintani on Toggl Track. Se on helppo ja selkeä sekä nopea käyttää. Käytän Toggl Trackia pääosin selainversiona sekä mobiilista.

Tehosta ajankäyttöä:

• Kaizen auttaa tehostamaan liiketoimintaasi
• Tehokas Prompti – Kuinka saat ChatGPT:n kirjoittamaan paremmin
• Outlook ja Pikaosat (Quick Parts) – lisää toistuvaa tietoa sähköpostiin
• Luonnostele viikon somekalenteri vartissa ChatGPT:n avulla
• Ota aikavarkaasi kiinni – yrittäjän tuntikirjanpito