Kirjoitatko samoja asioita sähköposteihin aina uudelleen ja uudelleen? Asiakkaasi kenties kysyvät tietoa tulevista kursseista tai palautusohjeita verkkokaupastasi ostamilleen tuotteille. Jos käytät Microsoft Officen mukana tulevaa Outlook sähköposti ohjelmaa, voit hyödyntää Outlookin pikaosat (Quick Parts) -ominaisuutta, jolla saat muutamalla klikkauksella lisättyä etukäteen kirjoittamasi vakiotekstin.
Pikaosat (Quick Parts) helpottaa ja nopeuttaa toistuvien viestien tai tiedon lähettämistä. Kun luot valmiita tekstikappaleita usein kysyttyihin kysymyksiin tai toistuviin vastauksiin, vie sähköpostien kirjoittaminen vähemmän aikaa.
Näin käytät pikaosat (Quick Parts) -ominaisuutta Outlookissa
Outlookin Quick Parts on näppärä ominaisuus, joka mahdollistaa uudelleenkäytettävien tekstikappaleiden luomisen ja käytön suoraan sähköpostin kirjoitusikkunasta. Se soveltuu erinomaisesti usein toistuvien tekstimuotoisten vastausten ja pienten tekstiosioiden tallentamiseen ja lisäämiseen viesteihin.
Lisää teksti pikaosiin (Quick Parts)
1. Avaa Outlook ja napsauta Uusi sähköpostiviesti (New email).
2. Kirjoita teksti, jonka haluat tallentaa Quick Parts -osioon.
3. Valitse kirjoittamasi teksti.
4. Napsauta yläreunasta kohtaa Lisää (Insert) ja valitse sitten Quick Parts.
5. Valitse Tallenna valinta Quick Parts -galleriaan (Save Selection to Quick Part Gallery).
6. Anna tallennettavalle tekstille nimi ja paina OK.
Käytä pikaosiin (Quick Parts) tallettamaasi tekstiä
Kun haluat käyttää tallentamaasi pikaosat (Quick Parts) -tekstiä, toimi näin:
1. Avaa Uusi sähköpostiviesti (New email) tai vastaa olemassa olevaan viestiin.
2. Napsauta yläreunasta Lisää (Insert) ja valitse Pikaosat (Quick Parts).
3. Napsauta tallentamaasi tekstikappaletta, ja se lisätään sähköpostiviestiisi.
Vinkkejä pikaosien (Quick Parts) -käyttöön:
Pikaosille (Quick Parts) -kappaleille kannattaa antaa selkeät ja kuvaavat nimet, jotta löydät ne helposti ja erotat toisistaan.
Pikaosat (Quick Parts) soveltuu parhaiten lyhyille tekstikappaleille. Jos haluat tallettaa pidempiä viestejä, joissa on mukana kuvia tai tekstiä ne kannattaa tallettaa Outlookin omina sähköpostimalleina.
Lue lisää Microsoftin sivuilta.
Muita käteviä sovelluksia löydät oheisista blogipostauksista:
- Tekoälytyökalut, jotka tehostavat yritystoimintaasi
- Notion – paljon enemmän kuin muistikirja ja projektinhallintatyökalu
- Ilmaiset työkalut ja sovellukset
- Onko Meta Business Suite sama kuin Meta Business Portfolio?
- 3 Mailchimp sähköpostimarkkinointiohjelman korvaajaa!
Liity postituslistalle ja saat ilmaiseksi
ChatGPT oppaan.
Oppaan avulla opit kirjoittamaan pyyntöjä ChatGPT:lle, niin että se tuottaa sinulle käyttökelpoista tekstiä, jota voit käyttää somepostauksissasi, blogikirjoituksissasi ja erilaisissa markkinointimateriaaleissasi.
Liittymällä postituslistalle saat lisää hyödyllisiä ja rahanarvoisia vinkkejä, joilla buustaat bisnestäsi.