On harvoja työkaluja, joista olen muuttanut mielipiteeni täysin päinvastaiseksi, ja Notion on yksi niistä. Aluksi inhosin sitä; se oli mielestäni sekava, ja sen käyttö tuntui epäloogiselta. Nyt se on yksi parhaimmista sovelluksista, jota olen käyttänyt. Notion on uskomattoman joustava, visuaalinen ja tehokas työkalu, joka muokkautuu juuri sellaiseksi kuin käyttäjä haluaa.
Monet perinteiset muistiinpano- ja projektinhallintasovellukset käyttävät hierarkkista järjestelmää, jossa muistiinpanot järjestellään kansioiden ja alakansioiden alle. Itse en ole koskaan sopeutunut tähän menetelmään. Omat aivoni haluavat tehdä muistiinpanoistakin neuroverkkotyylisen kokonaisuuden, joka on visuaalisesti hahmotettavissa, ja Notionissa tämä on mahdollista. Joten, olitpa sitten visuaalinen tai hierarkkinen ajattelija, Notionin joustavuus mahdollistaa sen, että voit rakentaa työtilastasi juuri sinulle sopivan.
Mikä on Notion ja mikä tekee siitä niin erilaisen verrattuna muihin työkaluihin?
Olet varmasti lapsena leikkinyt legoilla? Samoista peruspalikoista pystyit rakentamaan talon, avaruusaluksen tai mitä tahansa, mitä halusit. Notion toimii samalla periaatteella. Siinä missä legojen rakennelman mahdollistaa palikat, joita on eri muotoisia ja kokoisia, Notionissa käytetään lohkoja, jotka muokkautuvat erilaisiin tarkoituksiin. Näiden lohkojen avulla voit yhdistää muistiinpanot, tehtävänhallinnan, projektinhallinnan ja tietokannan ominaisuudet haluamallasi tavalla. Voit esimerkiksi luoda projektisivun, jossa on tehtävälistoja, taulukoita ja linkkejä ulkoisiin resursseihin – kaikki yhdessä näkymässä. Tai voit rakentaa esimerkiksi muistiinpanojärjestelmän, projektinhallinnan ja seurannan, sosiaalisen median suunnitelman, asiakashallinnan (CRM) ja paljon muuta.
Kuinka pääset alkuun Notionin käytössä?
Voit luoda ilmaisen Notion-tilin osoitteessa: Notion Login.
Ilmainen Notion-tili riittää hyvin alkuun ja tarjoaa runsaasti ominaisuuksia yksinyrittäjälle tai sisällöntuottajalle. Voit luoda rajattomasti sivuja ja muistiinpanoja, hyödyntää valmiita mallipohjia sekä käyttää perusominaisuuksia, kuten tehtävälistoja ja tietokantoja. Ilmaisessa versiossa voit myös jakaa sivuja muiden kanssa ja tehdä yhteistyötä muutaman ihmisen kanssa. Ilmaisversio sallii jopa 5 megatavun tiedostolatauksia, mikä riittää mainiosti kevyiden tiedostojen, kuten kuvien ja tekstiasiakirjojen tallentamiseen.
Maksullista Notion-tiliä kannattaa harkita, kun työsi laajenee ja tarvitset enemmän tallennustilaa, kehittyneempiä tiimityöominaisuuksia tai tehokkaampia työkaluja projektinhallintaan.
Esimerkiksi, jos teet tiimityötä useamman henkilön kanssa ja tarvitset parempia yhteistyöominaisuuksia, kuten kommentointia, historian seurantaa ja käyttäjäkohtaisia oikeuksia, maksullinen ”Team”-tili on järkevä investointi. Lisäksi ”Pro”-versiossa saat rajattomat tiedostolataukset ja mahdollisuuden käyttää edistyneitä tietokantatyökaluja, mikä voi parantaa työn hallintaa ja sujuvuutta isommissa projekteissa.
Jos et kuitenkaan tarvitse erityisen suuria tallennustiloja tai kattavaa tiimityöskentelyä, ilmainen tili on erittäin toimiva ratkaisu.
Notionin käyttöliittymä
Kun kirjaudut Notioniin, näet käyttöliittymän, joka on hyvin samankaltainen kuin monissa muissa ohjelmissa.
Vasemmassa reunassa oleva sivupaneeli toimii navigointikeskuksena, josta pääset käsiksi kaikkiin luomiisi tietokantoihin, sivuihin ja alisivuihin. Sivupaneelin alaosasta löydät roskakorin, jonne päätyvät poistamasi sivut ja elementit, ja josta voit käydä pelastamassa ne, mikäli mielesi muuttuu. Lisäksi sieltä löytyy linkki valmiisiin mallipohjiin. Osa mallipohjista on ilmaisia ja osa maksullisia, joten valitse huolella.
Keskellä sivua on sisältöalue. Tämä on se paikka Notionissa, jossa kaikki varsinainen työskentely tapahtuu – näet siinä muistiinpanot, tietokannan näkymän, tehtävälistat ja muut lohkot, joita olet lisännyt sivullesi. Sisältöalueella voit muokata ja järjestellä tietoja, lisätä uusia lohkoja sekä selata sivun sisältöä tai tietokantaa haluamassasi muodossa.
Aivan oikeassa alareunassa on tekoälyavustaja, joka etsii vastauksia ja avustaa sivujen muokkaamsiessa.
Notionin peruselementit: tietokannat, sivut ja lohkot
Notionin tietokantojen avulla voit järjestää tietoa taulukkomuodossa. Jokainen tietokannan rivi toimii myös erillisenä sivuna, johon voi lisätä yksityiskohtaisempaa sisältöä. Tietokantojen avulla voit suodattaa, lajitella ja järjestää sivuja eri näkymiin, kuten taulukkoon, kalenteriin tai tauluun. Voit ajatella Notion-tietokannan olevan kuin mappi tai lehtiö, jonne voit kerätä ja luoda kaikki haluamasi sivut.
Sivut ovat Notionin perusyksiköitä – vapaamuotoisia alueita, joihin voit kirjoittaa tekstiä, lisätä kuvia, tiedostoja ja mitä tahansa muuta sisältöä. Ne joustavat tarpeidesi mukaan.
Lohkot ovat Notionin rakennuspalikoita, joiden avulla luot sisältöä sivuille ja tietokantoihin. Jokainen sisältöelementti – otsikko, teksti, kuva, tehtävälista tai kaavio – on lohko. Voit järjestellä ja muokata niitä vapaasti, mikä tekee Notionista erittäin joustavan työkalun muistiinpanojen ja tiedonhallinnan saralla.
Notionin käytön oppii helpoiten tekemällä, joten työnnetäänpä kädet saveen – tai oikeastaan sormet näppäimille – ja tehdään pieni tietokanta, jonka avulla voit seurata tehtäviä.
Notion tehtävälistan luominen
Luo uusi sivu
Kirjaudu Notioniin ja luo uusi sivu klikkaamalla ”Luo uusi sivu” -kuvaketta vasemmasta sivupaneelista yläkulmasta. Anna sivullesi nimi, esimerkiksi ”Tehtävienhallinta”.
Tehdään tästä sivusta tietokanta sivu, joten vie kursori heti otsikon alla olevan rivin päälle, jolloin riville ilmestyy + merkki. Napsauta + merkkiä ja valitse listasta ”Taulukkonäkymä”, tai kirjoita riville ”/taulukkonäkymä” lisätäksesi taulukon.
Nyt sivulla näkyy tyhjä taulukko. Jos katsot vasempaan valikkoon, huomaat, että Tehtävälistan alle on ilmestynyt sivu, jonka nimi on ”Nimetön”. Annetaanpa taulukolle vielä nimi, esimerkiksi ”Tehtävät”.
Muokataan seuraavaksi taulukkoa.
Määritä haluamasi sarakkeet
Taulukon ensimmäinen sarake on yleensä otsikko. Tämä toimii tehtävän nimenä. Voit jättää sen sellaiseksi tai nimetä sen ”Tehtävä”.
Lisää uusi sarake klikkaamalla ”+”, joka on taulukon oikeassa reunassa. Valitse saraketyypiksi ”Tila” ja nimeä sarake nimellä ”Tila”. Voit käyttää oletusvaihtoehtoja ”Ei aloitettu”, ”Käynnissä” ja ”Valmis” tai luoda omat vaihtoehtosi.
Lisää toinen sarake ja valitse sen tyypiksi ”Päivämäärä”. Nimeä sarake nimellä ”Eräpäivä”. Tämä mahdollistaa päivämäärän lisäämisen jokaiselle tehtävälle.
Lisää vielä yksi sarake. Valitse tyypiksi ”Tekoälyn yhteenveto” ja nimeä sarake nimellä ”Yhteenveto”.
Lisää tehtävä
Nyt voit lisätä rivejä tietokantaan. Voit joko laittaa hiiren tyhjän solun kohdalle ”Nimi”-sarakkeessa ja ryhtyä kirjoittamaan tai klikkata ”+ Uusi” -painiketta taulukon alareunassa. Anna tehtävälle nimi, esimerkiksi ”Kirjoita blogipostaus Notionista”, valitse tila ja lisää eräpäivä.
Haluamme kirjoittaa tehtävän tekemisestä ja odotetusta lopputuloksesta hieman tarkemmin, joten tehdäänpä se. Jos muistat, kerroin alussa, että jokainen taulukon rivi on myös sivu – ja näin se todellakin on. Luomamme tehtävä näkyy myös sivuna, ja pääsemme muokkaamaan sivua, kun viet hiiren kursorin rivin päälle ja napsautat esiin tulevaa kuvaketta.
Tämä sivu on samanlainen kuin kaikki muutkin sivut, joten voit lisätä sivulle tekstiä, kuvia, taulukoita ja mitä tahansa muuta haluatkin.
Oletuksena sivu näkyy ns. kurkistustilassa, jossa se peittää puolet sisältöalueesta. Voit sulkea ikkunan kun napautat >>-merkkiä ja avata ikkunan koko ruudulle, kun napsautat ↖↘ -merkkiä.
Voit kirjoittaa sivulle tekstiä ja lisätä uusia lohkoja napsauttamalla lohkon edessä näkyvää + merkkiä, jolloin uusi lohko ilmestyy lohkon alapuolelle. Jos haluat lisätä lohkon nykyisen lohkon yläpuolelle paina ALT ja + merkkiä. Tekstin lisäksi voit lisätä kuvia, linkkejä, uusia taulukoita jne.
Sivun alussa näkyvät taulukossa olevat sarakkeet kukin omana kenttänään. Kun olet kirjoittanut sivulle tekstiä, voit napsauttaa Tekoälyn yhteenvedon kentässä näkyvää taikasauvan kuvaa ja tekoäly kirjoittaa lyhyen yhteenvedon kenttään sivun tekstin perusteella.
Visualisoidaan vielä hieman
Nyt meillä on taulukko tehtäviä varten. Saatat miettiä, missä on luvattu visuaalisuus ja luovuus. Tällä hetkellä sivu on varsin tylsän näköinen. Panostetaanpa siis hieman sivun ulkonäköön.
Lisätään sivulle, jossa taulukkomme sijaitsee, kansikuva. Vie hiiren kursori aivan sisältöalueen yläreunaan, jolloin esiin ilmaantuu valikko. Valitse tästä valikosta ”Lisää kansi”, jolloin Notion arpoo sinulle jonkin kuvan kansikuvaksi. Todennäköisesti kuva ei ole sitä, mitä haluat, joten napsauttamalla ”Vaihda kansikuvaa” voit valita, haluatko ladata kuvan tietokoneeltasi, käyttää olemassa olevaa kuvaa internetistä tai Unsplash-kuvapankista.
Lisätään sivulle myös kuvake, joka onnistuu napsauttamalla ”Lisää kuvake” -kohtaa. Voit valita kuvakkeeksi emojin, ikonin tai oman kuvatiedoston. Nyt kun katsot sivupalkkiin, huomaat, että kuvake on ilmestynyt myös Tehtävienhallinta-sivun nimen eteen. Tämä on varsin kätevää, koska eri kuvakkeiden avulla voit tehdä sivuista helposti tunnistettavampia.
Tehdäänpä sama lisäämällemme tehtävälle – lisätään sillekin kansikuva ja kuvake.
Voit myös halutessasi lisätä Tehtävienhallintasivulle tekstiä napsauttamalla lohkon edessä näkyvää + merkkiä, jolloin uusi lohko ilmestyy lohkon alapuolelle. Jos haluat lisätä lohkon nykyisen lohkon yläpuolelle paina ALT ja + merkkiä.
Voit lisätä lohkoja myös sarakkeisiin, raahaamalla lohkon jo olemassa olevan lohkon vasemmalle puolelle.
Vielä yksi pieni juttu, jos haluat että sivu näkyy koko sisältöikkunanleveydellä, napsauta aivan sisältöikkunan oikealla yläkulmassa olevaa kolmea pistettä ja laita likukytkin ”Täysi leveys” päälle, niin että se muuttuu siniseksi.
Nyt sinulla on yksinkertainen, mutta toimiva taulukkomuotoinen tehtävien seurantajärjestelmä, jossa voit helposti hallita tehtäviä, nähdä niiden tilan, eräpäivät ja tekoälyn kirjoittamat yhteenvedot jokaisesta tehtävästä. Ja mikä parasta, olet oppinut Notionin perusasiat, niin että pystyt tekemään tietokantoja ja sivuja.
