Miten helpotat yksinyrittäjän arkea virtuaalisen tiimin avulla?

Yksinyrittäjänä työ voi joskus tuntua kiireiseltä. Olet samaan aikaan toimitusjohtaja, markkinointipäällikkö, somemanageri, asiakaspalvelija, sisällöntuottaja – ja lista vain jatkuu. Sinulla olisi ksinyrittäjä tarve helpottaa arkea ja apukäsille, mutta tällä hetkellä palveluiden ostaminen ei vielä mahdu budjettiin.

Mitäpä, jos loisit itsellesi oman virtuaalitiimin, joka kirjoittaa, ideoi, suunnittelee ja auttaa sinua arjen tehtävissä. Ja mikä parasta, nämä tiimiläiset ovat innokkaita, tehokkaita ja aina hyvän tuulisia. Tämä kaikki onnistuu ChatGPT:n avulla, etkä tarvitse ohjelmointitaitoja, riittää että osaat ohjeistaa ja käytössäsi on maksullinen versio ChatGPT:stä.

Mikä ihmeen virtuaalinen tiimi?

Kuvittele, että avaat koneesi aamulla ja joku on jo ehtinyt suunnitella päivän somepostauksen, kirjoittaa blogiluonnoksen ja lisäksi sinulla olisi saatavilla lista kiinnostavia ideoita seuraavalle päivälle

Et ole palkannut ketään, vaan ”joku muu” teki tämän kaiken. Kätevää, ja tämä ”joku muu” on osa tiimiäsi, jota ei ole olemassa – paitsi että on.

Virtuaalinen tiimi on uusi tapa organisoida oma arkesi niin, että osa tehtävistä hoituu puolestasi. Et tarvitse siihen erillistä ohjelmistoa tai erityistä kallista palvelu, vaan riittää että hyödynnät ChatGPT:tä ja sen maksullisesta versiosta löytyviä ominaisuuksia.

Mukautettu GPT on vähän kuin perehdyttämistä odottava uusi tiimiläinen. Sen sijaan, että antaisit samat ohjeet yhä uudelleen, voit kertoa kerran mitä haluat, ja GPT muistaa sen. Voit antaa sille roolin, sävyn, erityistaitoja ja jopa omaan toimialaasi tai asiakaskuntaasi liittyvää tietoa.

Ja kun hommat pitää hoitaa ajallaan, ChatGPT:n ajastusominaisuus nimeltään ”Tehtävät” astuu kuvaan. Voit esimerkiksi pyytää sitä muistuttamaan sinua maanantaiaamuisin uusien blogiaiheiden ideoimisesta tai lähettämään sinulle valmiin luonnoksen aina kuun ensimmäisenä päivänä.

Yhdessä nämä ominaisuudet muodostavat virtuaalisen tiimisi ytimen, joka kasvaa tarpeidesi mukaan ja toimii juuri sillä tavalla kuin haluat.

Miten löydät virtuaalisen tiimisi jäsenet?

Innostuitko ideasta ja haluaisit rakentaa oman virtuaalisen tiimin, mutta hetkinen – mitä jos et vielä tiedä, millaisista tiimiläisistä sinun tiimisi voisi koostua?

Ei hätää. Ensimmäinen askel on pysähtyä tarkastelemaan arkeasi. Mihin sinulla oikeasti kuluu aikaa päivän aikana? Mitä teet säännöllisesti koneen ääressä? Millaiset tehtävät toistuvat viikosta toiseen ja mitkä niistä tuntuvat raskailta, vievät liikaa aikaa tai jäävät helposti roikkumaan?

Hyödynnä kätevää ajanhallintasovellusta ja pidä parin päivän ajan kirjaa siitä, mitä kaikkea teet tietokoneella. Kirjoitatko asiakasviestejä? Suunnitteletko somepostauksia? Pyöritätkö verkkosivujen sisältöjä tai mietitkö uusia ideoita markkinointiin? Kun hahmotat, mihin aikasi kuluu, näet samalla myös ne tehtävät, joita voisi antaa virtuaalitiimin hoidettavaksi.

Virtuaalitiimisi on parhaimmillan tehtävissä, joita teet tietokoneella: kirjoittaminen, suunnittelu, ideointi, ohjeiden laadinta, sisällön muokkaus, tiedonhaku, tiivistäminen – tai vaikka raportin hahmottelu.

Tässä muutamia esimerkkejä tiimiläisistä, joita voit rakentaa itsellesi:

• Sisällöntuottaja, joka kirjoittaa blogitekstejä, uutiskirjeitä ja somejulkaisuja valitsemallasi sävyllä ja sinun tyyliäsi.
• Ideoija, joka tarjoaa sisältöehdotuksia, blogiaiheita tai someideoita ajankohtaisten aiheiden ja kohderyhmäsi kiinnostusten pohjalta.
• Asiakaspalvelija, joka auttaa laatimaan ystävällisiä ja selkeitä sähköpostivastauksia, käyttöohjeita tai usein kysyttyjen kysymysten vastauksia.
• Sparraaja, joka auttaa sinua jäsentämään suunnitelmia, tekemään valintoja tai selkeyttämään viestintääsi.

Kun tiedät, keitä tiimiisi kuuluu on aika rakentaa oma virtuaalinen tiimisi

Kun olet hahmottanut, millaisia tehtäviä arjessasi toistuu ja millaisissa asioissa toivoisit apua, on aika siirtyä seuraavaan vaiheeseen: oman virtuaalitiimin rakentamiseen.

Tässä kohtaa käyttöön astuu ChatGPT:n muokattava GPT (Custom GPT). Sen avulla voit luoda jokaiselle tiimiläisellesi oman, juuri hänen rooliinsa sopivan tekoälytyökalun. Ajattele, että annat jokaiselle tiimiläiselle oman käyttöohjeen: mitä heidän kuuluu tehdä, millä sävyllä he puhuvat, kenelle he kirjoittavat ja miten he voivat sinua parhaiten auttaa.

Esimerkiksi voit luoda Sanna Sisällöntuottajan, jonka tehtävänä on kirjoittaa blogeja ja somesisältöjä sinun äänelläsi ja sinun kohderyhmällesi. Tai ehkä tarvitset Pekka Projektipäällikön, joka auttaa jäsentämään tehtävälistasi ja priorisoimaan viikon työt. Kun annat tiimiläiselle nimen ja selkeän roolin, sen käyttäminen arjessa helpottuu huomattavasti. Se ei enää tunnu tekniseltä työkalulta – vaan oikealta työkaverilta, jolle voi sanoa: ”Hei Sanna, kirjoita minulle julkaisu tästä aiheesta!”

Kun haluat saada tiimiläisesi tekemään jotain säännöllisesti, oli kyseessä sitten blogikirjoituksen kirjoittaminen, raportin laatiminen tai ideapalaverin valmistelu, kannattaa hyödyntää ChatGPT:n Tehtävät-toiminnallisuutta. Sen avulla voit automatisoida toistuvia sisältö- tai ajattelutehtäviä helposti. Riittää, että annat selkeät ohjeet ChatGPT:lle, mitä haluat tehtävän sisältävän, ja määrittelet, milloin haluat sen tapahtuvan (esimerkiksi kerran viikossa, aina perjantaisin). Tämän jälkeen voit luottaa siihen, että tehtävän tuotos ilmestyy ajallaan, ilman sinun muistuttelua tai kalenterihälytyksiä. Tehtävät-toiminto auttaa pitämään rutiinit kunnossa ja vapauttaa aikaa tärkeämpään ajatteluun.

Lopuksi

ChatGPT:n avulla luotu virtuaalitiimi voi olla sinun oma luotettava taustajoukkosi. Se auttaa sinua pysymään aikataulussa, automatisoimaan rutiinitöitä, ideoimaan uutta sisältöä ja tuottamaan laadukasta materiaalia säännöllisesti. Kun annat tekoälyn hoitaa toistuvia tai aikaa vieviä tehtäviä, voit itse keskittyä liiketoimintasi ytimeen: asiakkaisiin, kehitykseen ja kasvuun. Virtuaalitiimi ei korvaa ihmistä, mutta se täydentää tekemistäsi tavalla, joka tekee arjesta sujuvampaa ja tavoitteellisempaa.

Jos ajatus virtuaalitiimin hyödyntämisestä kuulostaa hyvältä, mutta ChatGPT:n käyttö tuntuu vielä hieman epävarmalta, olet oikealla sivustolla. Olen laatinut selkeän ja käytännönläheisen verkkokurssin, joka opettaa sinulle ChatGPT:n perusteet askel askeleelta. Kurssilla käydään läpi muun muassa, miten käytät ChatGPT:tä tehokkaasti arjen ja työn tukena sekä miten voit luoda oman GPT-avustajan, joka toimii juuri sinun tarpeidesi mukaan. Kurssin avulla saat varmuutta käyttöön ja pääset hyödyntämään tekoälyä arjessa fiksusti ja tavoitteellisesti.

Jos haluat oppia lisää miten hyödynnät tekoälyä arjessasi, tutustu seuraaviin blogiteksteihin: