Tuntuuko sinusta yrittäjänä, että aikasi ei koskaan riitä kaikkeen? Olet yrityksesi toimitusjohtaja, teknologiajohtaja, markkinointijohtaja, koulutuspäällikkö sekä itse itsesi alainen, joka hoitaa asiakaspalvelun, kirjoittaa sisällöt someen, hoitaa logistiikan ja kirjanpidon. Huh huh, hommaa siis riittää! Erityisesti silloin, kun yhden somepostauksen kirjoittamiseen menee puoli tuntia, kohteliaan asiakasviestin muotoiluun toiset puoli tuntia, ja yhden asiakkaalle toimitettavan paketin pakkaamiseen taas puoli tuntia lisää. Kun pienistä puolituntisista kasvaa suuri virta, Kaizen voi olla apuna.
Kaizen on japanilainen käsite, joka tarkoittaa jatkuvaa parantamista. Sen avulla voit kehittää yritystäsi askel kerrallaan ilman suuria kertainvestointeja tai radikaaleja muutoksia. Tässä blogitekstissä sukellamme syvemmälle Kaizenin ajattelutapaan ja siihen, miten voit soveltaa sitä omaan yritystoimintaasi.
Mikä on Kaizen?
Kaizen on japanilainen termi, joka koostuu kahdesta sanasta: ”kai”, joka tarkoittaa muutosta, ja ”zen”, joka tarkoittaa hyvää. Yhdessä nämä sanat merkitsevät hyvää muutosta, eli jatkuvaa parantamista. Vaikka Kaizen kehitettiin japanilaisessa teollisuudessa, erityisesti Toyotan tuotantomenetelmissä, sen juuret ovat syvällä japanilaisessa kulttuurissa ja ajattelutavassa.
Kaizenin perusajatuksena on, että pienet, jatkuvat parannukset johtavat ajan mittaan suuriin muutoksiin. Tavoitteena on tehdä pieniä, hallittavia muutoksia suurten kerta rysäysten sijaan. Samalla ne ihmiset, jotka ovat lähimpänä tekemistä, ovat parhaita havaitsemaan parannusmahdollisuuksia.
Kaizenin ytimessä on myös ajatus, että muutoksen tarkoituksena on asiakkaalle tuotettavan arvon lisääminen. Muutosta ei siis tehdä pelkästään muutoksen ilosta, vaan sen täytyy tuoda jotain lisäarvoa. Muutoksessa keskitytään hukan poistamiseen, ja siksi Kaizen on myös osa Lean-strategiaa, jossa pyritään optimoimaan yrityksen liiketoimintaprosesseja ja parantamaan koko organisaation tehokkuutta.
Kaizenin periaatteiden soveltaminen yksinyrittäjän arkeen
Voit parantaa yrityksesi toimintaa monin tavoin, kun sovellat Kaizenin periaatteita omaan tekemiseesi. Sen avulla voit tehostaa ajanhallintaa, parantaa prosesseja tai kehittää asiakaspalvelua.
1. Ajanhallinnan tehostaminen
Kaizenin avulla voit optimoida omaa ajankäyttöäsi, ja ensimmäinen askel siinä on mittaaminen. Kuten vanha laatupäällikön sanonta kuuluu: ”Mitä ei mitata, sitä ei voi parantaa.” Lue kirjoittamani blogipostaus ”Ota aikavarkaasi kiinni – yrittäjän tuntikirjanpito”, josta löydät neljä kätevää sovellusta tuntikirjanpitoon.
Kun seuraat omaa ajankäyttöäsi, näet, mihin aikasi kuluu työpäivän aikana. Suurin osa päivästäsi tulisi kulua tehtäviin, jotka johtavat suoraan liikevaihdon kasvuun tai ovat laskutettavissa. Pienempi osa päivästäsi tulisi käyttää erilaisiin hallinnollisiin tehtäviin. Monissa yrityksissä, joissa tehdään laskutettavaa työtä asiakkaille, pidetään nyrkkisääntönä 80/20-sääntöä, jossa 80% työstä tulisi olla laskutettavaa ja loput 20% erilaisia hallinnollisia tehtäviä. Yksinyrittäjälle tämä saattaa olla hieman liian kova tavoite, jolloin realistisempi ja yrittäjäystävällisempi vaihtoehto on pyrkiä 70/30-suhteeseen: 70% ajasta kuluu laskutettavaan tai liikevaihtoa tuottavaan työhön, ja 30% ajasta käytetään yrityksen toiminnan ylläpitoon ja kasvuun liittyviin tehtäviin.
Jos ajankäyttösi on jotain aivan muuta, kuten vaikkapa 40% tuottavaa työtä ja 60% ei-tuottavaa, on syytä ryhtyä optimointiin. Kannattaa etsiä aikavarkaat pitämällä tehtävätason seurantaa omasta ajankäytöstäsi ja tutkimalla, mihin aika oikeasti kuluu. Monet aikasyöpöt ovat kaiken huipuksi T-O-D-E-L-L-A turhia, ja niihin ei pitäisi käyttää aikaa ollenkaan. Luulen, että tiedät, mitä tarkoitan. On aivan turha hinkuttaa Instagram-postausta monta tuntia, jos postauksesi saavat keskimäärin alle 10 tykkäystä. Asiakkaalle ei oikeasti ole väliä, onko dokumenttisi kirjoitettu Arial- vai Aptos-fontilla, ja onko kuvien ympärillä kehykset vai ei.
2. Prosessien parantaminen
Kaizenin avulla voit tarkastella liiketoimintasi eri prosesseja ja työvaiheita ja etsiä parannuskohteita. Katso tekemistäsi ”suurennuslasilla” ja yritä ymmärtää, mitä työvaiheita, materiaaleja ja resursseja (työkaluja, ihmisiä, osaamista) missäkin tekemisen vaiheessa tarvitaan.
Voit yrittää optimoida aikaa, joka kuluu jonkin asian tekemiseen esimerkiksi jättämällä jotain tekemättä, tekemällä sen eri tavalla tai eri järjestyksessä. Jos olet verkkokauppias ja sinulla menee yhden paketin pakkaamiseen 20 minuuttia, mieti, miten voit muuttaa tekemistä niin, että aikaa menee enää vain 15 minuuttia.
Ajan lisäksi voit optimoida myös kustannuksia. Verkkokauppiaana voit optimoida esimerkiksi pakkausmateriaalien määrää ja hintaa tai postimaksujen suuruutta. Lounaskahvilan pitäjänä voit puolestaan optimoida ruokahävikkiä tai kahvilan täyttöastetta.
3. Asiakaspalvelun parantaminen
Vaikka edellä olemme käsitelleet ajan ja kustannusten säästöä, Kaizen ei ole pelkästään tarkoitettu erilaisten säästöjen saavuttamiseen tai tehokkuuden parantamiseen. Kaizenin ydinajatus on, että muutoksen keskiössä on aina asiakaskokemuksen parantaminen.
Moni parannus vaikuttaa toki epäsuorasti myös asiakaskokemukseen, mutta Kaizenin avulla voit myös pyrkiä parantamaan itse asiakaskokemusta.
Kuuntele asiakkaitasi herkällä korvalla ja lue saamasi palautteet läpi. Joskus tarvittavat muutokset saattavat olla todella pieniä, kuten eräällä yrittäjällä, jonka asiakkaat aina ensimmäisenä kertoivat, kuinka vaikeaa oli saada parkkipaikka. Aivan toimipisteen vieressä tosin oli parkkihalli, mutta juuri kukaan ei tiennyt siitä. Yrittäjä lisäsi ajanvarauksen vahvistussähköpostiin pysäköintiohjeet, ja sen jälkeen monet asiakkaat ensitöikseen kiittelivät, kuinka helppoa parkkiin ajo oli ollut.
Kaizen ja digitaalisten työkalujen hyödyntäminen
Koska luet ITDoulan blogia, rohkaisemme erityisesti hyödyntämään digitaalisia työkaluja tekemisen parantamiseen ja optimoimiseen – erityisesti Kaizenin hengessä.
Sen sijaan, että pienyrittäjänä tekisit suuria investointeja kerralla, testaa uusia työkaluja pienin askelin. Kokeile ensin ilmaista versiota ja arvioi, tuoko se aidosti lisäarvoa liiketoiminnallesi. Jos huomaat, että uusi työkalu tehostaa työskentelyäsi, voit harkita siirtymistä maksulliseen versioon tai laajentaa sen käyttöä muihin osa-alueisiin.
Esimerkiksi projektinhallintatyökalut kuten Trello ja Asana auttavat sinua seuraamaan tehtäviä ja projekteja, mikä parantaa työn tehokkuutta ja selkeyttä. Lisäksi ajanhallintatyökalut kuten TogglTrack auttaa sinua seuraamaan omaa ajankäyttöäsi ja tunnistamaan aikasyöpöt.
Esimerkiksi tekoälypohjaiset työkalut, kuten ChatGPT, voivat parantaa kirjoittamiesi viestien ja tekstien laatua, kun taas Zapier auttaa automatisoimaan rutiinitehtäviä yhdistämällä eri sovelluksia toisiinsa.
Yhteenveto Kaizenista
Vaikka oletkin yhtä aikaa yrityksesi toimitusjohtaja, teknologiajohtaja, markkinointijohtaja, koulutuspäällikkö sekä itse itsesi alainen, joka hoitaa asiakaspalvelun, kirjoittaa sisällöt someen, hoitaa logistiikan ja kirjanpidon, voit silti saada liiketoiminnastasi sujuvampaa, tehokkaampaa ja menestyksekkäämpää kun hyödynnät tekemisessäsi Kaizen-periaatetta.
Kaizen-menetelmän mukaisesti et tarvitse suuria investointeja tai radikaaleja muutoksia, mutta silti viet liiketoimintaasi parempaan suuntaan askel kerrallaan.
